Een VVE bestaat uit een aantal belangrijke organen. Allereerst is er de vergadering van eigenaren. Deze vergadering dient minimaal eenmaal per jaar plaats te vinden. In deze vergadering worden alle besluiten genomen, zoals bijvoorbeeld de benoeming of het ontslag van een bestuurder. De vergadering wordt voorgezeten door de voorzitter, eventueel bijgestaan door een secretaris.

Ten tweede wordt het dagelijks bestuur van de VVE uitgevoerd door het bestuur. Hieronder vallen alle zaken die de VVE aangaan, zoals het beheer van de gelden van de VVE maar ook het incasseren van de periodieke bijdrage van de leden. In de regel bestaat het bestuur uit eigenaren van appartementen in het complex. Professionele externe bestuurders komen eigenlijk alleen voor bij grotere complexen.

Bij de meeste VVE dragen alle eigenaren periodiek bij aan de gezamenlijke kosten van het gebouw. Hierbij kunt u denken aan een gezamenlijke opstalverzekering maar ook aan het gezamenlijk sparen voor toekomstig (groot) onderhoud. De bijdrage van iedere eigenaar wordt meestal gebaseerd op het eigendomsaandeel. Wanneer u dus een relatief ruim appartement bezit, draagt u meer bij aan de gezamenlijke kosten dan uw buurman die in een relatief klein appartement woont.

Wanneer u de aankoop van een appartement overweegt is het belangrijk om ook de financiën van de desbetreffende VVE na te gaan. Hoe staat de VVE er financieel voor? Is er geld gereserveerd voor toekomstig groot onderhoud? Zullen er binnenkort grote uitgaven volgen? Dit zijn belangrijke zaken om vooraf na te gaan. U wilt als nieuwe eigenaar niet geconfronteerd worden meer een zeer hoge bijdrage aan de VVE.

Het Kadaster speelt een erg belangrijke rol in het maatschappelijke verkeer in vastgoed. Doordat het Kadaster registreert wie eigenaar is van welk onroerend goed en hierover tegen betaling informatie verstrekt, wordt de rechtszekerheid bevorderd. Immers, de koper van een onroerend goed moet ervan uit kunnen gaan dat hij te maken heeft met de eigenaar van dit onroerend goed. Het Kadaster is een publiekrechtelijk orgaan wiens taken worden beschreven in een aantal wetten.

Zowel de transportakte en de hypotheekakte welke beiden worden opgemaakt en gepasseerd door de notaris dienen te worden geregistreerd in het Kadaster. De notaris is verplicht hiervoor te zorgen.

De laatste jaren is er veel te doen geweest omtrent de rol van de makelaar. Voorheen lieten consumenten alle benodigde werkzaamheden door een makelaar uitvoeren. Hierdoor waren de kosten die de consument kwijt was voor de makelaardienst behoorlijk. De makelaar ontving een courtage gebaseerd op een percentage van de prijs van de woning. Tegenwoordig willen consumenten veel meer zelf in handen nemen om zodoende de kosten te drukken. De makelaars spelen hierop in door verschillende pakketten van dienstverlening aan te bieden. Zo kan een verkoper ervoor kiezen zelf mensen rond te leiden, een advertentie te maken op internet of een open huis te organiseren. Hoe meer de consument zelf doet, des te lager de kosten.

De rol van de makelaar blijft echter wel belangrijk. Doordat hij een deskundige op de markt is, kan hij een juiste verkoop- of aankoopprijs vaststellen. Dit kan u als consument veel geld schelen. Bovendien zorgt een makelaar ervoor dat de mondelinge afspraken in een voorlopige koopovereenkomst worden vastgelegd. Van groot belang hierbij is dat de voorwaarden waaronder de koop wordt gesloten juist worden vastgelegd. Te denken valt hierbij aan de garantiebepalingen alsmede de ontbindende voorwaarden.

De consument die, om kosten te besparen, teveel zelf wil doen kan daar wel eens achteraf spijt van krijgen. Aangezien de aan- of verkoop van een woning de grootste financiële transactie is die consumenten in hun leven uitvoeren, lijkt een deskundige ondersteuning hierbij geen overbodige luxe.

Naast de begeleiding van de consument bij de aan- of verkoop van een woning treedt een makelaar ook vaak op als beëdigd taxateur. Wanneer u namelijk een hypotheek wilt vestigen op een pand dient de hypotheekverstrekker er zeker van te zijn dat het onderpand voldoende waarde heeft. Middels een woning taxatie door de taxateur wordt deze waarde vastgesteld.

De transportakte
Voor het overdragen van een woning dient een notariële akte opgemaakt te worden: de transportakte. Hierin wordt vastgelegd over welk onroerend goed het gaat, tegen welke prijs deze wordt overgedragen en onder welke voorwaarden. De notaris onderzoekt voorafgaand aan deze transportakte of alle zaken juridisch in orde zijn. Hij kijkt bijvoorbeeld of de verkoper daadwerkelijk de eigenaar is van het pand, controleert de identiteit van de betrokkenen, controleert of de volledige koopsom inclusief de verschuldigde overdrachtsbelasting tijdig op de derdengeldrekening is gestort en gaat na welke hypotheekrechten eventueel rusten op het onroerend goed. Na het passeren van de transportakte zorgt de notaris voor inschrijving hiervan in de registers van het Kadaster zodat de koper officieel als eigenaar wordt ingeschreven.

Bij de koop van een onroerende zaak is de koper in veel gevallen 6% overdrachtsbelasting verschuldigd over de aankoopprijs. De notaris zorgt voor de aangifte overdrachtsbelasting alsmede de afdracht van het verschuldigde bedrag.

De hypotheekakte
In bijna alle gevallen wordt de aankoop van een pand gefinancierd door het vestigen van een hypotheekrecht. Dit recht van hypotheek kan alleen door tussenkomst van een notaris worden gevestigd. In de hypotheekakte gaat het met name om twee belangrijke zaken te weten de lening die iemand aangaat en de hypothecaire zekerheid die de geldverstrekker hiervoor krijgt. De notaris zorgt ervoor dat deze zaken juist worden vastgelegd in de hypotheekakte en dat deze akte na passeren wordt ingeschreven in de registers van het Kadaster.

Tussenpersonen/ Intermediairs
Daarnaast zijn er diverse tussenpersonen en intermediairs. Dit zijn kantoren die hun klanten helpen met het uitzoeken van de voor hen meest geschikte hypotheek. Uw tussenpersoon heeft contacten met diverse hypotheekaanbieders (banken) en kan zodoende tussen u en de aanbieder bemiddelen. Het is dus niet de tussenpersoon of intermediair die u het geld verstrekt maar uiteindelijk toch de (hypotheek)bank.

Dit hypotheekadvies is voor de klant gratis, dat wil zeggen de tussenpersoon wordt door de bank betaald middels een provisie. Voordeel van bemiddeling door een tussenpersoon is dat hij voor u langs diverse hypotheekverstrekkers gaat en de best passende hypotheek uitzoekt. Hij neemt u dat werk uit handen. Nadeel is echter dat hij betaald wordt op provisiebasis. Hierdoor is een tussenpersoon mogelijk minder onafhankelijk dan dat hij zou moeten zijn. Hierover is de laatste jaren veel discussie. Uit onderzoek blijkt dat er veel verschil zit in de kwaliteit van dienstverlening van tussenpersonen. Met ingang van 1 januari 2009 is de tussenpersoon verplicht om u, wanneer u daarnaar vraagt, te informeren over de provisie die hij per product ontvangt. Sommige tussenpersonen doen dit nu al. Wij adviseren u daarnaar te vragen.